Mawasiliano ya kitaalam: njia, kazi, kanuni za shirika la mchakato

2024 Mwandishi: Miguel Ramacey | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 06:29

Mawasiliano ya kitaalamu ni muhimu ili kuwawezesha watu katika kampuni kuwasiliana vyema. Kasi ya kazi ya biashara nzima moja kwa moja inategemea jinsi uhamishaji wa taarifa utafanyika kwa haraka na kupatikana.

Mawasiliano ya kitaalamu huwa na jukumu muhimu katika kufanya maamuzi bora zaidi na kuyawasilisha kwa timu. Ikiwa hazijaanzishwa vizuri, basi hii inatishia kusababisha matokeo mabaya, ambayo yanaweza kuonyeshwa kwa makosa katika maamuzi yaliyochaguliwa, katika kuibuka kwa kutokuelewana kati ya wafanyakazi na meneja, na pia katika kuzorota kwa mahusiano ya kibinafsi.

Ufafanuzi wa dhana

Mawasiliano ya kitaalamu ni mwingiliano unaofanywa katika nyanja ya mahusiano rasmi. Kusudi lao kuu ni kufikia matokeo yaliyokusudiwa, kutatua kazi zilizowekwa, na pia kuongeza shughuli fulani. Wakati huo huo, kila mmoja wa washiriki katika mawasiliano ya kitaalumaina hadhi yake, kuwa bosi, chini, mfanyakazi mwenza au mshirika.

Katika hali hizo wakati watu katika viwango tofauti vya ngazi ya taaluma (mtendaji na meneja) wanawasiliana, tunaweza kuzungumza juu ya mawasiliano ya chini. Baada ya yote, wima wa mahusiano inaonekana wazi hapa. Wakati wa kutekeleza mwingiliano kwa kuzingatia kanuni ya ushirikiano sawa, tunaweza kuzungumza kuhusu mawasiliano ya mlalo.

Umuhimu wa suala

Mawasiliano ya kitaalamu ni matumizi ya kila siku kwa watu. Inafanyika kazini na shuleni, vyuo vikuu na taasisi rasmi. Hii ni mawasiliano kati ya wanafunzi na walimu, wasaidizi na wakubwa, washindani, washirika na wenzake. Ili kufikia lengo lililo mbele yake, ni lazima kila mtu afahamu njia na kanuni za mawasiliano hayo, kwa sababu wenzi wanahitaji kuwasiliana kwa lugha moja (kihalisi na kimafumbo), wawe na uzoefu wa kijamii wa pamoja na kuelewana.

Kuzingatia masharti ya msingi ya mawasiliano ya biashara

Jinsi ya kufanya mawasiliano katika shughuli za kitaaluma kuwa ya ufanisi iwezekanavyo? Hii itahitaji utimilifu wa masharti kadhaa. Kwanza kabisa, mawasiliano yanapaswa kuwa na kusudi wazi. Wakati huo huo, maslahi ya watu wote wanaohusika katika mchakato huu ni muhimu katika kufikia. Mfano ni hitimisho la makubaliano, kuanzisha mahusiano, kuratibu matukio, kuendeleza hali zinazofaa zaidi za ushirikiano, n.k.

Kwa kila mtuwashiriki katika mawasiliano ya kitaalamu na biashara wanahitaji kuwasiliana, na fanya hivi bila kujali mapendeleo ya kibinafsi au kutopenda. Wakati huo huo, ni wajibu wa kuchunguza utii, majukumu ya kazi, adabu ya biashara na vikwazo rasmi. Dhana ya mwisho haimaanishi tu utekelezaji wa itifaki mbalimbali, taratibu na kanuni, lakini pia haja ya banal kudhibiti nguvu za hisia za mtu mwenyewe na kuheshimu mpatanishi.

Aidha, mojawapo ya masharti muhimu kwa ajili ya utekelezaji bora zaidi wa mawasiliano ya biashara katika shughuli za kitaaluma ni udhibiti wake. Mkuu wa kampuni, kama mtu anayependa sana kutatua kazi zinazokabili timu, anapaswa kwanza kutunza wakati kama huo. Ni muhimu kwake kuwatia moyo wafanyakazi wake kutafuta suluhu bora zaidi, kwa sababu la sivyo watabaki kuwa waangalizi tu, bila kutoa mawazo yoyote.

Zana za mawasiliano ya biashara

Mawasiliano ya kitaalamu ni hamu ya maana ya mtu mmoja au kikundi kizima cha watu kuhamasisha mfanyakazi mmoja au timu nzima kuchukua hatua ambayo inaweza kwa namna fulani kubadilisha hali au kugeuza mazungumzo katika mwelekeo tofauti.

Kuna idadi ya zana zinazopatikana za utekelezaji wa mpango. Kwa hivyo, njia za mawasiliano ya kitaaluma ni pamoja na:

1. Barua za kawaida. Kati ya njia zote za mawasiliano ya biashara, ni ya zamani zaidi. Na katika suala hili, barua ya jadi ina idadi yamapungufu. Wao hujumuisha kasi ya chini ya uhamisho wa ujumbe, muundo wa ngumu zaidi wa barua (kwa kulinganisha na aina nyingine za mawasiliano), nk Na hii si kutaja ukweli kwamba mfumo huu haufanyi kazi kila wakati kwa kiwango sahihi. Lakini barua za kawaida bado zinatumiwa leo kama njia ya mawasiliano ya kitaaluma. Faida yake kuu ni njia inayokubalika sana ya kuhamisha nyaraka muhimu kati ya washirika. Katika mahusiano ya biashara, njia kama vile upitishaji wa telegramu pia inaweza kutumika. Huduma hii pia hutolewa kwa barua.
2. Muunganisho wa simu. Hii ni njia nzuri sana ya mawasiliano ya biashara. Walakini, mazungumzo ya simu sio ya kisheria. Jambo hili linafaa kuzingatiwa unapotumia mawasiliano ya kitaalamu, huku ukitumia njia zingine.
3. Barua pepe. Njia hii mpya ya mawasiliano ya biashara inafurahia umaarufu unaostahili. Moja ya faida zake kuu ni mchanganyiko wa aina ya mawasiliano ya maandishi (maandishi yaliyowekwa) na sifa ambazo mawasiliano ya mdomo ina, kwa namna ya kasi ya uhamisho wa habari na uwezekano wa kupata majibu ya karibu mara moja. Sifa kama hizo hufanya barua-pepe kuwa mojawapo ya njia kuu zinazotumiwa kusambaza ujumbe wa hali isiyo rasmi.
4. Faksi. Kwa kutumia kifaa maalum, unaweza haraka sana kuhamisha nakala ya hati yoyote kwa mpenzi wako. Kasi ni faida isiyo na shaka ya mawasiliano ya faksi. Hata hivyo, nyaraka zinazopitishwa kwa njia hii hazina nguvu za kisheria, kwa sababu hazinasaini za asili na mihuri. Ndio maana, katika hali nyingi, faksi kama njia ya mawasiliano hutumiwa tu kwa uwasilishaji wa hati haraka. Wanaweza kukubaliwa kutekelezwa ikiwa tu nakala asili zitatumwa baada yao kwa barua ya kawaida. Ikumbukwe kwamba ni marufuku kutuma hati zilizowekwa alama "Kwa Matumizi Rasmi" au "Siri" kwa faksi.

Mawasiliano ya biashara

Mawasiliano ya mdomo yamekuwa kiini cha mawasiliano ya kikazi. Inafanywa kati ya watu ambao wameunganishwa na maslahi ya kesi, na pia wana mamlaka muhimu ya kutatua matatizo yaliyotokea na kuanzisha ushirikiano.

Mazungumzo kama haya ni njia ya mawasiliano ya kitaalam, inayojumuisha faida zote ambazo mawasiliano ya simu na ubadilishanaji wa habari zilizoandikwa hukosa. Ukweli ni kwamba mawasiliano ya kibiashara:

• inafanywa katika hali ya mawasiliano ya karibu, wakati inawezekana kuzingatia mpatanishi mmoja tu au kikundi kidogo cha watu;
• huunda masharti ambayo mahusiano ya kibinafsi yanaweza kuanzishwa;
• inamaanisha mawasiliano ya moja kwa moja.

Mazungumzo ya biashara kimsingi yanarejelea hotuba ya mdomo. Na hiyo, kwa kulinganisha na fomu iliyoandikwa, ina idadi ya tofauti kubwa. Wakati wa mazungumzo kama hayo, inawezekana kushawishi moja kwa moja interlocutor au kikundi cha watu. Katika kesi hii, ishara na sura ya usoni, kiimbo na kadhalika hutumiwa. Mbali na hilo,mawasiliano ya ana kwa ana hakuacha wakati wa kufikiria mapema. Ndiyo maana njia za kawaida za mawasiliano mara nyingi hutumika katika mazungumzo ya biashara, pamoja na baadhi ya vipengele vya kimtindo na kisarufi.

Yakitumika kama msingi wa mawasiliano ya kitaaluma, mazungumzo ya biashara yanatofautishwa hasa na muundo wa kimantiki wa fikra. Kulingana na mazoezi yaliyopo, inaweza kubishaniwa kuwa wafanyabiashara ambao ni bora katika kutumia hukumu na dhana, ambao wanaweza kuthibitisha kwa uthabiti na kufanya hitimisho sahihi, hufaulu kwa haraka zaidi kuliko wale wafanyabiashara ambao hawana ujuzi huu.

Mazungumzo ya kitaalamu yana utamaduni wake wa kisaikolojia. Iko katika uwezo wa waingiliaji kutoa hisia nzuri kwa wengine, kuunda mazingira ya kirafiki ya mkutano, kutumia mbinu maalum zinazolinda dhidi ya maswali yasiyo sahihi, kusikiliza wapinzani wao hadi mwisho na, ikiwa ni lazima, kukataa hoja zao, kutumia mbinu inayoruhusu mawasiliano yasiyo na migogoro.

Mahusiano ya Kitamaduni

Leo, dunia inazidi kukumbatiwa na mchakato wa utandawazi. Ndio maana mawasiliano ya kitamaduni ya kitamaduni yanakuja mbele. Kwa utekelezaji wake, wataalam wanahitajika ambao hawajui tu lugha ya kigeni. Wanahitaji kuimudu katika masuala ya mawasiliano ya biashara.

Mara nyingi mawasiliano kama haya ya kitaaluma hufanyika kwa Kiingereza. Ni njia kuu ya mawasiliano katikakiwango cha kati.

Kiingereza katika nyanja ya mawasiliano ya kitaaluma ni toleo la kisasa na lililorahisishwa la lugha ya Kiingereza kwa ujumla. Inajulikana kwa kuwepo kwa misemo ya kawaida ya cliché, pamoja na kila aina ya mifumo. Mtaalamu anahitaji kuzijua na kuweza kuzitumia katika hali fulani.

Iwapo mkalimani amealikwa kwenye mkutano wa biashara na mfanyabiashara, katika mawasiliano ya kitaaluma mtaalamu kama huyo hatatoka tu kutokana na uzoefu wake wa maisha na tabia ambayo inakubaliwa katika mazingira yake ya asili ya kitamaduni. Kuzingatia upekee wa tabia ya watu wengine itasaidia kuzuia kutokuelewana, makosa na matatizo katika mazungumzo.

Katika mawasiliano ya kitamaduni ya kitaaluma, ni muhimu kujua kanuni za mahusiano kati ya watu ambazo zinakubaliwa katika jamii fulani. Yaani - lugha zisizo za matusi na za matusi za mawasiliano. Ya kwanza ni pamoja na ishara mbalimbali zisizo na maneno ambazo washiriki wa mawasiliano hutuma kwa kila mmoja. Mara nyingi hufanya hivi bila kujua. Ikumbukwe kwamba ujuzi wa lugha zisizo za maneno na za matusi katika mawasiliano ya kitaaluma ya asili ya kitamaduni ni ufunguo wa mkutano uliofanikiwa. Mtaalam anapaswa kufahamu sauti ya hotuba iliyopitishwa na watu fulani, kiasi cha matamshi, sauti, sura ya uso, mkao, n.k. Kanuni za matumizi yao wakati wa mazungumzo zinaweza kuwa na tofauti fulani. Mfano mkuu ni tabasamu la jadi la Wamarekani. Huko Urusi, inachukuliwa kuwa ya uwongo na ya bandia. Wamarekanikinyume chake, wanaamini kwamba Warusi ni watu wasio na adabu, wafidhuli na wazito.

Mafunzo ya wataalamu

Matatizo ya mawasiliano ya biashara kati ya mataifa yanatatuliwa vipi? Majadiliano yenye mafanikio yanahitaji kuwepo kwa mfasiri aliyehitimu sana katika uwanja wa mawasiliano ya kitaaluma, ambaye ana ujuzi maalum na wa jumla wa kitamaduni. Vyuo vikuu vya Urusi vinatoa mafunzo kwa wataalamu kama hao.

Wakati huo huo, programu inayoitwa "Mtafsiri katika nyanja ya mawasiliano ya kitaaluma" inatumika kikamilifu. Inatoa ujuzi wa kuwasiliana vyema katika mabadilishano ya kisasa ya biashara na kitamaduni.

Kazi Kuu

Miongoni mwa vipengele vya mawasiliano ya kitaaluma ni mfumo wake changamano. Inajumuisha viwango vingi, vinavyofunika sio tu shirika maalum, bali pia mazingira ya nje. Zingatia kazi kuu za mawasiliano ya kitaaluma.

1. Taarifa. Mawasiliano ya kitaaluma yameundwa ili kucheza nafasi ya mpatanishi fulani. Kwa msaada wake, mawazo, maamuzi na ujumbe hubadilishwa kati ya wafanyakazi. Kazi ya habari ya mawasiliano ya biashara ni muhimu ili kufikia malengo ya shirika, na pia kuondoa matatizo yanayotokea wakati wa mchakato huu.
2. Kuhamasisha. Mawasiliano ya kitaalam huchangia hamu ya wafanyikazi kufanya kazi zao vyema. Hii ni kazi ya motisha.mawasiliano ya kitaaluma. Katika hali hii, kiongozi hutumia njia kama vile amri, ushawishi, pendekezo na ombi.
3. Dhibiti. Kwa kutumia uwekaji chini wa daraja, utendakazi huu umeundwa ili kufuatilia mienendo ya wafanyakazi wa kampuni.
4. Ya Kusisimua. Kwa usaidizi wa kipengele hiki, mawasiliano ya kitaalamu huchangia kutosheleza mahitaji ya kijamii kupitia usemi wa uzoefu na hisia kuhusu kile kinachotokea.
5. Mawasiliano. Kipengele hiki ni maalum sana. Kwa msaada wake, makosa ya kawaida na matatizo ambayo yametokea katika mawasiliano ya biashara yanatambuliwa na kutatuliwa, na kanuni za tabia bora zinaundwa.

Majukumu ya mawasiliano ya kitaaluma yanaweza pia kuzingatiwa kwa mtazamo wa kuhakikisha maisha ya kampuni kwa ujumla. Katika kesi hii, yafuatayo hufanyika:

1. Utendaji wa udhibiti. Wakati wa kuwasiliana, kuna athari isiyo ya moja kwa moja au ya moja kwa moja kwa mfanyakazi, ambaye ndiye kitu cha usimamizi. Shughuli kama hii huchangia katika kupanga vitendo vya pamoja katika timu, uratibu na uboreshaji na mkuu wa vitendo vyote vinavyofanywa na timu.
2. Kitendaji cha udhibiti wa jamii. Njia zozote za kutatua shida za shirika, na vile vile fomu na kanuni za kazi, zina tabia ya kawaida iliyotamkwa. Udhibiti wa masharti haya yote, ambayo ni katika maagizo na maagizo ya mkuu, husaidia kuhakikisha shirika na uadilifu wa taasisi, pamoja na uthabiti wa vitendo vya pamoja vya kila mwanachama wa timu. Ili kudumisha mwelekeo huu nakutekeleza udhibiti wao wa kijamii mawasiliano ya kitaalamu.
3. Kitendaji cha Ujamaa. Ni moja ya kazi kuu za kiongozi yeyote. Kazi hii inaruhusu wafanyakazi wa vijana kujiunga katika shughuli za pamoja, ambao huanza ujuzi ujuzi wa mawasiliano na uwezo, kujifunza navigate katika hali ya mawasiliano, kuzungumza na kusikiliza. Yote hii ni muhimu sana sio tu kwa madhumuni ya kukabiliana na mtu binafsi, lakini pia kwa utekelezaji wa shughuli za kitaaluma. Wakati huo huo, vijana hupata tabia ya uvumilivu, nia na ukarimu kwa wafanyakazi wengine na uwezo wa kutenda ili kutimiza kazi ya pamoja.
4. Kijamii-ufundishaji. Katika mchakato wa mawasiliano ya kitaaluma, kuna mchakato wa mafunzo, elimu na maendeleo ya utu wa mfanyakazi wakati wa kuhamisha uzoefu wa vitendo kwake. Shukrani kwa mawasiliano ya kimfumo ambayo yanaonekana wakati wa shughuli za pamoja, washiriki wote katika mawasiliano hupata maarifa juu yao wenyewe na juu ya washirika, na pia juu ya chaguzi bora za kutatua kazi zinazoikabili timu. Kujua ustadi wa vitendo wakati mwingine huwa kwa wafanyikazi wengine fidia inayowezekana kwa kukosa maarifa ya kitaaluma. Na hii inahakikishwa na utendaji wa kijamii na ufundishaji wa mawasiliano.

Miongozo

Mawasiliano ya kitaalamu yanatokana na:

1. Uhusiano. Mawasiliano kama haya yana sifa nyingi, uwazi wa mwingiliano kati ya watu. Kanuni hii inategemea maslahi ya kibinafsi kwa kila mmoja. Na hii licha yakwamba mawasiliano ni ya kibiashara. Mawasiliano kama haya bila shaka hubeba sifa za mawasiliano baina ya watu.
2. Kusudi. Kanuni hii ya mawasiliano ya kitaaluma ni ya madhumuni mbalimbali, kwa sababu mchakato wa mawasiliano ya biashara, pamoja na mzigo wa habari uliokusudiwa, pia hubeba lengo la msingi. Kwa mfano, kiongozi, akiijulisha timu kuhusu data ya takwimu aliyo nayo, anataka kutaja masuala ya shida ya eneo fulani la shughuli. Wakati huo huo, kuna uwezekano mkubwa, akiwa amepoteza fahamu, anatafuta kuonyesha kwa wale waliopo ufasaha wake, elimu na akili.
3. Muendelezo. Hii ni kanuni nyingine ya mawasiliano ya kitaaluma. Inajumuisha ukweli kwamba, tukiingia kwenye uwanja wa mtazamo wa mshirika wetu wa biashara, tunakuwa waanzilishi wa mawasiliano ya kuendelea naye. Wakati huo huo, mawasiliano hufanyika sio tu kwa kiwango cha matusi. Mshirika hupokea kila mara jumbe za tabia ambazo anaweza kufikia hitimisho linalofaa.
4. Muldimensionality. Wakati wa mawasiliano ya kitaalam, angalau nyanja mbili za uhusiano kati ya watu hugunduliwa. Ya kwanza ya haya ni uhamisho wa taarifa za biashara na matengenezo ya mawasiliano yaliyoundwa. Ya pili ni tafsiri ya mtazamo wa kihisia kwa mwenza (inaweza kuwa chanya na hasi).

Maadili ya kitaalamu ya mawasiliano

Kila mshiriki katika mawasiliano ya biashara lazima awe na:

1. Uaminifu. Kwa kuwa na tabia kama hiyo, watu hujiepusha na vitendo vya udanganyifu na udanganyifu. Hata hivyo, hatawale wanaofikiria uaminifu kuwa kiwango cha lazima cha tabia ya biashara, wakati mwingine bado wanapaswa kusema uwongo. Katika kesi hii, watu wanapaswa kufanya uchaguzi kati ya njia mbadala ambazo haziwaridhishi. Walakini, ukweli lazima usemwe kila wakati. Uongo unahalalishwa tu wakati wa kuchagua uovu mdogo kati ya maovu mawili, wakati hali zinahitaji hivyo.
2. Uadilifu. Tabia hii ya asili ya mtu hupata udhihirisho wake katika umoja wa vitendo na imani yake. Tabia nzuri ni kinyume kabisa cha undumilakuwili na unafiki. Mtu kama huyo atafanya kile alichoahidi kila wakati. Kwa mfano, mfanyakazi hakika atasaidia mwenzake katika utendaji wa mgawo wa kazi. Hii itatokea hata kama si rahisi kwake kuifanya, lakini alitoa ahadi.
3. Haki. Sifa hii ya mhusika inamaanisha kutokuwepo kwa upendeleo na usawa katika kutathmini watu wengine na matendo yao.
4. Wajibu. Sifa hii ya mshiriki katika mahusiano ya kibiashara inadhihirika kwa kadiri anavyowajibika kwa maneno yake, kuzingatia viwango vya maadili na kutimiza wajibu wake.